Top 10 tips voor een transparant jaarverslag

1. Zorg voor een rode draad in het jaarverslag

Een consistent jaarverslag is belangrijk, zorg dus voor een samenhangend geheel.

2. Weet wie de lezers zijn van het verslag

Maak het verslag niet te technisch. Daarnaast is van belang of de lezers van het verslag internen of externen zijn. Voornamelijk de externen hebben een informatieachterstand. Voor hen zullen zaken die voor u vanzelfsprekend zijn, niet altijd meteen duidelijk zijn.

3. Maak de toegevoegde waarde van de eigen organisatie duidelijk.

Een maatschappelijke organisatie heeft een bestaansrecht omdat zij iets toevoegt aan de maatschappij. Deze toegevoegde waarde komt voort uit de doelstellingen en missie van de organisatie en de wijze waarop deze gerealiseerd worden. Veelal zijn ook andere organisaties werkzaam op uw werkveld. Uit het jaarverslag dient duidelijk uw toegevoegde waarde te blijken en de punten waarin u onderscheidend bent ten opzichte van andere organisaties.

4. Neem een samenvatting van het profiel van de organisatie en resultaten op (kerncijfers)

Een samenvatting van de resultaten van de organisatie is erg prettig voor een lezer. Door deze service kan de lezer direct de ontwikkelingen in de organisatie aflezen. Daarnaast kan hij of zij met behulp van een dergelijke samenvatting snel de informatiebehoefte bepalen.

5. Werk met concrete voorbeelden van behaalde resultaten

Voor lezers geldt vaak dat een resultaat pas echt resultaat is, wanneer dat ook daadwerkelijk tastbaar is. Zijn er geen concrete voorbeelden, dan kan de lezer zich mogelijk afvragen hoe de gerealiseerde resultaten zichtbaar zijn. Tastbare informatie, maakt informatie relevant.

6. Een mening is belangrijk, neem niet alleen feitelijke informatie op, maar ook evaluerende informatie

Het is nuttig een visie te laten blijken in het verslag dat u schrijft. Als u ontwikkelingen in uw sector beschrijft, dan is het van belang voor de lezer om ook te weten hoe u zult acteren op deze ontwikkelingen.

7. Wees open in leer- en verbeterpunten

Door hierin open te zijn, kunt u ook uw groei zichtbaar maken. Verbeterpunten die vorig jaar benoemd zijn, kunnen in het jaar erop worden gerapporteerd als gerealiseerd resultaat.

8. Geef een diepgaande toelichting op de financiën: help de lezer bij het interpreteren van de cijfers

Cijfermatige gegevens zijn pas relevant als zij voorzien zijn van een leeswijzer. Het is zeer belangrijk dat de lezer handreikingen krijgt om de cijfers ook daadwerkelijk te kunnen interpreteren.

9. Meet de resultaten die relevant zijn, niet alleen de resultaten die gemakkelijk meetbaar zijn

Een verslag moet interessant zijn voor de lezer. Om een verslag interessant te krijgen en te houden, moet het verslag 'ertoe doen'. Het is dus verstandig om resultaten te meten op vlakken die ook in uw doelstelling naar voren komen.

10. Wees transparant over de governance en het functioneren daarvan

Governance is in de huidige tijd een belangrijk gespreksonderwerp. Al meerdere malen is het belang benoemd dat de maatschappij heeft bij een juiste besteding van de middelen. Dat maakt een toezicht- en risicobeheersingsmodel binnen een organisatie belangrijk. Door transparant te zijn over governance en het functioneren daarvan, geeft u tevens inzicht over de kwaliteit van toezicht en risicomanagement binnen uw organisatie. Dat geeft aan de gebruiker zekerheid over de kwaliteit van de bedrijfsvoering.

Last but not least, begin op tijd. Veel goede doelen komen vaak pas met een jaarverslag meer dan een halfjaar na afloop van het boekjaar. Hoe actueler het jaarverslag, hoe groter de zeggingskracht. Op tijd beginnen is het halve werk. Maak al in de zomer een draaiboek met een duidelijke planning van de deadlines en communiceer dit met alle betrokken medewerkers. In dit draaiboek kunt u ook al de rode draad of de centrale boodschap van het jaarverslag definiëren zodat de teksten om deze rode draad heen geschreven kunnen worden.