Een organisatie die alles perfect op orde heeft, zal geen problemen hebben zich te laten zien. Maar wat als u nog niet zover bent? Wanneer u nog niet de ambities realiseert die u vooraf had geformuleerd, kunt u de ambities natuurlijk bijstellen of de resultaten tijdelijk uit het zicht houden. Maar beter is het om objectief te laten zien waar de organisatie staat, om zo verbeteringen in de eigen organisatie te stimuleren en vertrouwen op te bouwen. Op tijd beginnen is het halve werk. Maar om u bij te staan bij het maken van een transparant jaarverslag bieden we u een 10-tal tips aan om u bij te staan.
Onze tien tips:
1. Zorg voor een rode draad in het jaarverslag.
Een consistent jaarverslag is belangrijk. Zorg dus voor een samenhangend geheel.
2. Weet wie de lezers zijn van het verslag.
Maak het verslag niet te technisch. Het is van belang te weten of de lezers van het verslag internen of externen zijn. Die laatste groep heeft in de meeste gevallen een informatieachterstand. Voor hen zullen zaken die voor u vanzelfsprekend zijn, niet altijd meteen duidelijk zijn.
3. Maak de toegevoegde waarde van de eigen organisatie duidelijk.
Een maatschappelijke organisatie heeft een bestaansrecht omdat zij iets toevoegt aan de maatschappij. Deze toegevoegde waarde komt voort uit de missie en de doelstellingen van de organisatie, en de wijze waarop deze gerealiseerd worden. Vaak zijn ook andere organisaties actief op uw werkveld. Uit het jaarverslag blijkt duidelijk uw toegevoegde waarde en hoe u zich onderscheidt van andere organisaties.
4. Neem een samenvatting van het profiel van de organisatie en resultaten op (kerncijfers).
Een samenvatting van de resultaten van de organisatie is erg prettig voor een lezer. Die krijgt zo snel een beeld van de ontwikkelingen in de organisatie. Daarnaast kan hij of zij met behulp van een dergelijke samenvatting meteen bepalen wat hij verder nog wil weten uit het verslag.
5. Werk met concrete voorbeelden van behaalde resultaten.
Voor lezers geldt vaak dat een resultaat pas echt resultaat is, wanneer dat ook echt meetbaar of tastbaar is. Als er geen concrete voorbeelden zijn dan kan de lezer zich gaan afvragen wat er eigenlijk gerealiseerd is. Meetbare informatie, maakt informatie relevant.
6. Een mening is belangrijk.
Neem niet alleen feitelijke informatie op, maar ook evaluerende informatie. Het is nuttig een visie neer te zetten in het verslag dat u schrijft. Beschrijft u ontwikkelingen in uw sector, dan is het voor de lezer van belang om te weten hoe u die ontwikkelingen oppakt.
7. Wees open in leer- en verbeterpunten.
Door hierin open te zijn, kunt u ook uw groei zichtbaar maken. Verbeterpunten die vorig jaar benoemd zijn, kunnen in het jaar erop worden gerapporteerd als gerealiseerd resultaat.
8. Geef een diepgaande toelichting op de financiën: help de lezer bij het interpreteren van de cijfers.
Cijfermatige gegevens zijn pas relevant als zij voorzien zijn van een leeswijzer. Het is zeer belangrijk dat de lezer handreikingen krijgt om de cijfers ook daadwerkelijk te kunnen interpreteren.
9. Meet de resultaten die relevant zijn, niet alleen de resultaten die gemakkelijk meetbaar zijn.
Een verslag moet interessant zijn voor de lezer. Om een verslag interessant te krijgen en te houden, moet het verslag 'ertoe doen'. Het is dus verstandig om resultaten te meten op vlakken die ook in uw doelstelling naar voren komen.
10. Wees transparant over de governance en het functioneren daarvan.
Governance is tegenwoordig een belangrijk gespreksonderwerp. Herhaaldelijk is benadrukt dat de maatschappij een groot belang heeft bij een juiste besteding van de middelen. Daarom is een toezicht- en risicobeheersingsmodel binnen een organisatie belangrijk. Door transparant te zijn over governance en het functioneren daarvan, geeft u tegelijkertijd inzicht over de kwaliteit van uw toezicht en risicomanagement. Dat geeft aan de gebruiker zekerheid over de kwaliteit van de bedrijfsvoering.
Last but not least, begin op tijd. Veel goede doelen komen vaak pas een half jaar na afloop van het boekjaar met een jaarverslag. Hoe actueler het jaarverslag, hoe groter de zeggingskracht. Op tijd beginnen is het halve werk. Maak al in de zomer een draaiboek met een duidelijke planning van de deadlines en communiceer dit met alle betrokken medewerkers. In dit draaiboek kunt u ook al de rode draad of de centrale boodschap van het jaarverslag definiëren zodat de teksten om deze rode draad heen geschreven kunnen worden.